各部门、团队：

为加强研究院会议室日常管理和疫情防控常态管理，确保各部门、各团队能够规范、有序使用会议室，切实做好安全用电、卫生整洁、防火防盗及其他安全工作，现就有关事项通知如下：

一、可预约使用的会议室

研究院4楼接待室、研究院5楼开放式会议室

二、会议室使用范围

1.院务会议、党支部各项会议、行政办公会议；

2.各部门或团队承办的各类活动及会议；

3.有关领导、兄弟院校来院指导、调研、考察工作安排的会议和活动。

三、申请使用会议室程序

1.各部门、团队安排的各类会议或活动，原则上应提前半天向综合办预约登记，由综合办专人负责协调安排，未履行手续不得随意使用会议室。临时性使用会议室，需确认没有其他会议预约，可在登记后使用会议室。

2.如申请使用会议室的时间发生冲突，由综合办与申请人协调解决。若遇院内紧急及重要的会议，需临时占用提前预约的会议室的，由综合办统筹安排。

3.会议室使用部门或团队应在预约的时间内使用，如无后续登记预约的会议，可适当延长会议室使用时间。如后续有登记预约的会议，仍需延长使用时间，需由使用部门或团队及时通知后续登记预约的部门或团队，并自主协商。

4.如临时取消登记预约，需及时通知综合办，再使用时需重新登记预约。

5.任何部门或团队不得擅自以部门或团队名义申请会议室供外单位使用。

6.预约联系人：张涛、朱天艺；联系方式：0898-32807601或0898-32807605。

四、其他注意事项

1.按照谁申请谁负责原则执行。使用部门或团队负责当次会场的布置（接待、服务、整理和清扫）、疫情防控期间需要由会议组织者负责非本院人员的楼宇大门进出的防疫登记（如有不符合防疫规定的参会人不可进入会场），会议室的使用过程中需爱护公物，保持整洁。会议室使用结束后，所有电子设备需放置原位，关闭电脑、投影仪、电子屏、空调和照明等仪器设备。

2.会议室内所使用的设备、工具、办公用品等设备和物品，未征得综合办同意，不得拿出会议室或作为他用。

                                                               2021年8月13日

                                                          海南浙江大学研究院